Los
tipos de planes en las bibliotecas
Juan
José Calva González
Dirección
General de Bibliotecas de la
Universidad
Nacional Autónoma de México
Introducción
El
proceso administrativo debe ser aplicado en la biblioteca, puesto que ésta es
una institución creada por la sociedad, para organizar, conservar y difundir la
información generada por la misma sociedad.
Las
fases del proceso administrativo, según Terry comprenden: la planeación,
organización, ejecución y control.1 Por lo tanto, la administración
se está enfocando en este trabajo como un proceso compuesto por cuatro fases.
La
planeación representa la base de las otras fases del proceso administrativo; es
una de las más importantes y sobre la cual deben girar las otras tres
(organización, ejecución y control).
Por
ello, la administración de la biblioteca debe partir de la planeación, para
posteriormente desarrollar el resto del proceso.
Así,
toda biblioteca debe tener como punto de partida la planeación; asimismo, debe
contar con diferentes tipos de planes; si cuenta con alguno o algunos se puede
decir que la administración de la biblioteca está empezando a llevarse de
manera óptima.
En
la Universidad Nacional Autónoma de México se ha comenzado a contar con una
planeación de todo el Sistema Bibliotecario; un ejemplo de ello es que a partir
de julio de 1990, por aprobación del Consejo Universitario, se tiene el
Reglamento General del Sistema Bibliotecario, y el primer plan anual de
desarrollo del Sistema Bibliotecario de la UNAM, a partir de julio de 1991,
aprobado por el Consejo del Sistema Bibliotecario. De estos hechos, habrá una repercusión en las bibliotecas,
ya que tendrán que planear sus servicios bibliotecarios, por lo menos a rasgos
generales.
De
esta forma la fase de planeación de los servicios bibliotecarios (dentro del
proceso administrativo de la biblioteca) debe estar reflejada por los diferentes
tipos de planes que se elaboren en la biblioteca, los cuales son presentados, de
manera general, en este documento.
La
planeación
Como
ya se mencionó la planeación precede a todas las demás fases del proceso
administrativo ya que la organización, dirección y control están diseñadas
para sustentar el cumplimiento de los objetivos de la empresa o institución;
sin la planeación no habría nada que organizar, nadie para actuar y ninguna
necesidad de control. "Planeación
es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las
actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados
deseados.”2 El administrador, al realizar la planeación usa la
información sobre su institución, hechos, premisas, razonables y
restricciones; de todo esto visualiza y formula las actividades necesarias, la
forma en que deben ser dirigidas y cómo contribuirán a lograr los resultados
deseados; así la planeación determina hacia dónde se dirige la institución u
organización.
Se
puede decir que en la fase de planeación se establecen las metas u objetivos de
la institución, se pronostica el entorno en que los objetivos deben alcanzarse
y determina el medio a través del cual las metas y objetivos habrán de
alcanzarse; coordina las actividades de la organización hacia objetivos
perfectamente definidos y convenidos.
“La
planeación permite un mayor grado de orden y racionalización dentro de la
organización en contraste con el que habría si no existiera la planeación.”3
Al
implementarse la planeación, la institución se compromete a cursos específicos
de acción.
Koontz menciona que “la planeación es decidir por adelantado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir.”4 Es un proceso intelectual, una función que reduce la incertidumbre y el cambio, dirige la atención hacia los objetivos, proporciona una operación económica y facilita el control.
La planeación es una actividad constante que tiene lugar en todos los niveles de la organización;5 asimismo sin planes se carece de medios de control en los diferentes niveles, por tanto la planeación y el control son dos caras de la misma moneda, ya que las actividades no planificadas no pueden ser controladas, “porque no se puede saber en qué dirección debe ser encauzada la acción correctiva para tener la actividad bajo control. Es por eso que para lograr un control efectivo sobre las actividades de una organización deben existir planes.”6
En las instituciones la planeación en los niveles altos es amplia abarcando a la institución en su conjunto y siempre relacionada con los objetivos de la misma. En los niveles inferiores la planeación tiende a ser mucho más específica tomando en cuenta los objetivos de cada unidad. Al planificar las actividades en todos los niveles se puede utilizar mejor el tiempo disponible permitiendo una mejor relación entre superiores y subordinados.
Tipos
de planes
En la fase de planeación hay que considerar que existen diferentes tipos de planes, los cuales cumplen con las características mencionadas anteriormente.
Se puede comenzar por determinar los planes a corto y largo plazo, entre los cuales debe existir coordinación.
Koontz menciona que “con frecuencia los planes a corto plazo se realizan sin respetar los planes a largo plazo. Esto es un serio error.”7
Es importante integrar los dos tipos de planes, no debe realizarse ningún plan a corto plazo a menos que contribuya al logro del plan a largo plazo.
“No existe un lapso uniforme o arbitrario para el cual una compañía debe planear o para un programa dado o cualquiera de sus partes.”8
“La selección arbitraria de cinco años para los planes a largo plazo se basa a menudo en la creencia de que el nivel de incertidumbre sobre periodos más largos hace dudar del valor de la planeación.”9
La planeación a largo plazo involucra que se puedan determinar y cumplir los compromisos a futuro que se plantean.
La planeación a corto plazo en la mayor parte de las organizaciones cubre periodos de un año o menos.10
La planeación a largo plazo debe estar compuesta por planes a corto plazo (véase figura 1) para poder ir cubriendo, paso a paso, objetivos mensurables que permitan llegar al mayor que está representado en el plan a largo plazo.
Al tomar en cuenta que un plan comprende cualquier curso de acción futura, se tiene que estos son variados:
Koontz menciona que hay ocho tipos de planes, que son:11
Propósitos o misiones
Objetivos
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
En tanto Terry menciona los siguientes tipos de planes:12
Objetivos
Estándares
Presupuestos
Programas
Políticas
Procedimientos
Métodos
Evans a su vez menciona, también, que hay 8 tipos:13
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
Grandes estrategias
Estrategias competitivas
Como
puede observarse, los tipos de planes son muy variados, pero todos cumplen una
característica, que representan cursos de acción futura.
A
continuación se presenta una breve descripción de algunos de los tipos de
planes, que mencionan los autores antes citados:
Propósitos
o misión
"En
cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica, que les
asigna la sociedad." Lo que viene a representar su propósito o misión.
"Cualquier
tipo de operaciones de grupo organizado tiene o cuando menos debería tener, si
ha de ser significativa, un propósito o meta.”14
Por
ejemplo, el propósito de una Universidad es la enseñanza y la investigación.
Objetivos
Los objetivos representan actividades futuras y son vitales para la institución u organización, son el resultado de la fase de planeación; éstos deben ocupar siempre nuestro pensamiento y son vitales para la administración.
Los
objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
Representan no sólo la finalidad de la planeación, sino también el fin
hacia el cual se encaminan: la organización, la dirección y el control.
Los objetivos de
la institución constituyen el plan básico de la misma y cada departamento o
división de la institución debe tenerlos.15
De esta forma los objetivos serían: ¿hacia dónde desea ir la organización y de qué manera piensa llegar a ese punto?;16 éstos deben representar deseos accesibles y específicos para dar una idea de la forma de lograrlo, así como plasmarlo de manera que puedan ser cuantificables. En la institución todo el personal debe conocer el objetivo u objetivos de la misma.
Estrategias
"Las
estrategias denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue
de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios."
"El
propósito de las estrategias es, entonces, determinar y comunicar a través de
un sistema de objetivos y políticas una imagen de lo que se quiere que sea la
organización. Las estrategias
muestran una dirección definida e implican un despliegue de los recursos y
esfuerzos."17
"Un
estándar proporciona un valor que en la administración se usa como norma o
referencia. Se le puede considerar
como algo por qué luchar o como un modelo de comparación. Los estándares son básicos en la formulación de programas
.. Asimismo, proporcionan los medios para identificación, comparación, logros
y para la determinación de si un factor está arriba, abajo o a un nivel de una
base establecida para dicho factor."18
Políticas
Las
políticas son planes, ya que guían o canalizan el pensamiento y la acción en
la toma de decisiones.
"Las
políticas delimitan un área dentro de la cual debe decidirse y aseguran que
las decisiones sean consistentes y contribuyan logro de las metas... las políticas
tienden a determinar de antemano las aspiraciones, a evitar los análisis
repetidos y a dar una estructura unificada a otros tipos de planes"19
Un medio para fomentar el criterio de decisión y la iniciativa, pero dentro de
ciertos límites, es lo que deben reflejar las políticas.
La
fase de planeación incluye la formulación y uso de políticas puesto que éstas
ayudan a determinar lo que debe hacerse con fin de efectuar el trabajo.
Programa
Un
programa es un complejo de planes, compuestos de políticas, procedimientos,
reglas, distribución del trabajo, recursos necesarios, fuentes de esos recursos
y todos los demás elementos necesarios para llevar adelante determinada acción."
20,21
"Los
programas varían mucho en cuanto tiempo y formato.
Normalmente proporcionan un diagrama de las acciones que se emprenderán,
las instalaciones que se incluirán los compromisos y suposiciones implicadas y
las áreas hacia las cuales deberán dirigirse los esfuerzos.”22
"Una
regla ordena que se tome o no se tome una acción específica y definida con
respecto a una situación.”23 Así una regla requiere que una acción
específica y definida respecto una situación se lleve o no a cabo.
De
manera ordinaria las reglas son la forma más simple de un plan.
Procedimientos
Los
procedimientos son guías de acción, más que de pensamiento, que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse; en esencia
conforman una secuencia cronológica de acciones requeridas,24 es
decir, los procedimientos habrán de señalar el conjunto de pasos que deben
utilizarse; estos procedimientos deben ser minimizados, analizados para cambiar
o eliminar alguno, deben ser calculados con base en el tiempo así como
controlados.
Presupuesto
"Un
presupuesto, como plan, es la expresión de los resultados esperados en términos
numéricos... Puede expresarse en términos financieros o en función de
horas-hombre, unidades producidas, horas-máquina o cualquier otro término
mensurable."
"Sin
embargo hacer un presupuesto es, por lógica planear. Es el instrumento fundamental de la planeación.25
También
el presupuesto está dado con base al tiempo ya que representa las expectaciones
razonables para un periodo dado.
Métodos
"Planear
la manera como cada trabajador debe ejecutar cada operación de un procedimiento
es lo que constituye un método.26
La biblioteca como institución creada por la sociedad, debe ser administrada, es decir, la biblioteca pasa por las fases del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.
El
administrador de la biblioteca debe empezar por la primera fase que es la
planeación de los servicios bibliotecarios; esto lo puede realizar contando con
los diferentes tipos de planes.
Para
empezar a administrar la biblioteca y comenzando por la fase de planeación se
debe tener claro el propósito de ésta, que en términos generales le ha dado
la propia sociedad, que es de conservar, organizar y difundir la información,
no el libro como se consideraría comúnmente.
A
partir de que se tenga claro el propósito de la biblioteca, es necesario que se
establezcan los objetivos de ésta, sin perder de vista los objetivos de la
institución donde la biblioteca se encuentra inmersa.
Los
objetivos serán hacia donde se dirijan los esfuerzos y las actividades a
realizar.
Dependiendo del tamaño de la biblioteca es que será posible que cada departamento, división o sección tenga objetivos específicos.
Es
de suma importancia que el administrador de la biblioteca dé a conocer a todo
el personal de la misma, los objetivos de ésta, para que tengan presente hacia
dónde se dirigen los esfuerzos y las actividades que realizan.
Toda
biblioteca que cuenta con objetivos claros y bien definidos, puede decirse que
ya cuenta con una planeación.
Pero,
también es necesario que se establezcan políticas que guíen la toma de
decisiones en las actividades que se llevan a cabo en la biblioteca.
Con políticas se podrán seleccionar y adquirir materiales de manera
racional, así como otras múltiples actividades que se realizan en la
biblioteca.
Las
políticas que se implementen deben estar acordes con los objetivos de la
biblioteca. Estas políticas las debe conocer el personal que tomará las
decisiones en cada área o sección, naturalmente incluyendo al administrador de
la biblioteca.
Dado
que la biblioteca brinda servicio a los usuarios, satisfaciendo sus necesidades
de información es de gran utilidad que se cuente con otro tipo de plan: las
reglas.
Las
reglas que se establezcan en la biblioteca, principalmente para brindar los
servicios al público, permitirán que se lleve a cabo o no una acción, como
por ejemplo, el máximo de libros que es permitido que un usuario se lleve a su
domicilio.
Las
reglas no permitirán desviaciones injustificadas al brindar los servicios.
El
personal de la biblioteca debe conocer las reglas que hayan sido establecidas
para los servicios y actividades que realizan.
Asimismo
los procedimientos que se establezcan para todas las actividades de la
biblioteca permitirán que las actividades lleven un orden lógico, paso a paso,
y no existan maneras diferentes de realizar una misma actividad; esto supone que
el procedimiento establecido para realizar una actividad es el más corto,
sencillo y óptimo.
Los
procedimientos deben ser conocidos por el personal que los llevará a cabo.
Los
tipos de planes señalados en párrafos anteriores: Propósitos, Objetivos, Políticas,
Reglas, Procedimientos y Presupuesto, pueden ser considerados como esenciales,
es decir que no pueden faltar para administrar la biblioteca; dichos tipos de
planes deben encontrarse por escrito y verse reflejados en los siguientes
documentos:
Manuales de organización
Manuales de políticas
Manuales de procedimientos
Reglamento interno de la biblioteca
Los manuales y el reglamento deben ser dados a conocer al personal de la biblioteca, puesto que son ellos los que lo manejarán; de igual forma éstos servirán para dar inducción al nuevo personal que ingrese a la biblioteca; asimismo el reglamento de la biblioteca debe ser proporcionado a los usuarios, ya que son éstos los que utilizarán los servicios de la biblioteca.
Aparte
de los tipos de planes antes citados, la biblioteca debe contar con programas,
los cuales por ser más complejos necesitan que se cuente ya con políticas,
reglas y procedimientos establecidos.
Los
programas pueden ayudar a sacar adelante un determinado trabajo, como por
ejemplo rezago de material, establecer un nuevo servicio, etc. De esta forma los programas deberán ser elaborados por el
administrador de la biblioteca para llevar adelante una acción o trabajo
determinado.
La
administración de la biblioteca implica por tanto la elaboración de un
presupuesto ya sea para un programa, para la adquisición de material
documental, para pago de personal, papelería, etc. El presupuesto es otro tipo de plan que prevee lo que se
pretende alcanzar en un tiempo dado, así como los recursos que se utilizarán.
Los
planes a largo plazo de las bibliotecas, si se considera a las de la Universidad
Nacional Autónoma de México, podrían pensarse de cuatro años y los planes a
corto plazo de un año; lo anterior sin perder de vista que lo planeado para
cada año debe contribuir a alcanzar lo planeado a cuatro años, haciendo
corresponder avances anuales para alcanzar a cumplir el plan de cuatro años.
Conclusiones
1.-
Las bibliotecas pasan por las fases del proceso administrativo.
2.-
La fase de planeación es la parte básica del proceso administrativo.
3.-
En toda biblioteca el administrador debe realizar la planeación de sus
actividades.
4.-
Las bibliotecas deben contar con los diferentes tipos de planes, por lo
menos los siguientes:
Objetivos
Políticas
Reglas
Procedimientos
5.
Las bibliotecas deben contar con manuales y reglamento.
6.
Los programas deben ser utilizados para alcanzar acciones determinadas.
1.
Es conveniente que las bibliotecas cuenten con:
Manuales
de organización
Manuales
de políticas
Manuales
de procedimientos
Reglamento
2.
Es recomendable que los manuales y reglamento interno de la biblioteca
sean conocidos y manejados por el personal involucrado directamente con las
actividades, o mejor aún, por todo el personal.
3.
Los objetivos de la biblioteca deben ser dados a conocer a todo el
personal de la misma.
4.
No se debe olvidar que los planes a corto plazo deben formar parte de los
planes a largo plazo.
1.
Terry, G.R. Principios de administración. – México : CECSA,
197. –163.
2.
Ibidem. P. 190
3.
Hicks, H.G. Administración. – 2ª ed. – México : CECSA,
1987. – p. 262.
4.
Koontz, H., Cyryl O’donnell. Curso de administración moderna.--
61 ed.-- México : McGraw-Hill, c1979. – p. 137.
5.
Evans, G.E. Técnicas de administración para bibliotecarios. México
: UNAM, 1980. – p. 107.
6.
Ibidem, p. 108
7.
Koontz, Curso..., op cit., p. 168
8.
Ibidem, p. 167
9.
Idem
10.
Hicks, op cit., p. 291
11.
Koontz, H. Cyril
O’Donnell, H. Weihrich. Administración. – 3ª ed. – México :
McGraw-Hill, 1985. – p. 113.
12.
Terry, op cit., p. 243
13.
Evans, op cit., p. 110
14.
Koontz, Administración, op cit., p. 113
15.
Ibidem, p. 115
16.
Evans, op cit., p. 110
17.
Koontz, Curso..., op cit., p. 147.
18.
Terry, op cit, p. 244
19.
Koontz, Administración, op cit., p. 116
20.
Evans, op cit., p. 122
21.
Koontz, Curso..., op cit, p. 153
22.
Terry, op cit., p. 244
23.
Koontz, Administración..., op cit., p. 120
24.
Ibidem, p. 118
25.
Koontz, Curso..., op cit., p. 154
26.
Terry, op cit., p. 246
Evans,
G. Edward. Técnicas de administración para bibliotecarios. – México
: UNAM, 1980.
Hicks,
Herbert G., C. Ray Gullett. Administración. – 2ª ed. – México :
CECSA, 1987.
Koontz,
Harold, Cyril O’Donnell, Heinz Weihrich. Administración. – 3ª ed. México
: McGraw-Hill, 1985.
Koontz,
Harold, Cyril O’Donnell. Curso de administración moderna : un análisis de
sistemas y contingencias de las funciones administrativas. – 6ª. Ed. –
México : McGraw-Hill, c1979.
Terry,
George R. Principios de administración. – México : CECSA 1971.