El
proceso de selección y adquisición de material bibliográfico
José
Luis Almanza Morales
Dirección
General de Bibliotecas
Universidad
Nacional Autónoma de México
La
biblioteca tiene como finalidad apoyar de manera real, sistemática y efectiva
las funciones sustantivas de la institución a la que pertenece, es decir,
apoyar con material bibliográfico los planes y programas de docencia,
investigación y difusión de la cultura.
Para
que la biblioteca proporcione un apoyo real a las funciones básicas de la
institución a la que pertenece, hoy en día se requiere de nuevas alternativas
que coadyuven al sostenimiento y desarrollo de sus colecciones bibliográficas.
De
acuerdo con las necesidades de información de la comunidad, se debe mantener un
equilibrio entre la calidad, cantidad y actualidad de sus acervos, ya que sólo
de esta forma es posible garantizar y establecer un vínculo entre las
necesidades de información de los usuarios y los recursos bibliográficos de la
biblioteca.
Ahora
bien, la importancia de cualquier biblioteca estriba tanto en el tipo como en la
calidad de los servicios que proporciona, los cuales se apoyan en tres
actividades esenciales:
1)
Formar y actualizar una colección bibliográfica que satisfaga las
necesidades de información de los usuarios con base en los planes y programas
de docencia, investigación y difusión de la cultura.
2)
Procesar técnicamente el material bibliográfico y ponerlo a disposición
de los usuarios lo más rápido y oportunamente posible.
3)
Lograr que el material bibliográfico a pesar de su constante uso, se
encuentre en adecuadas condiciones.
Por lo
expuesto anteriormente, podemos decir que la selección es el proceso que
implica la decisión profesional del bibliotecario para elegir y formar una
colección bibliográfica de acuerdo a las necesidades de información de la
comunidad a la que sirve y tratar de mantener un equilibrio entre la calidad,
cantidad y actualidad en las diferentes áreas del saber humano que la
conforman.
Por otro lado la adquisición es el proceso por medio del cual se obtiene el material bibliográfico por cualquier medio, es decir, por compra, donación, canje y depósito legal, con el propósito de incrementar y complementar la colección de la biblioteca.
Es
importante señalar que una selección de material bibliográfico en forma
equivocada, se convierte en una pérdida de recursos económicos, humanos,
materiales y de tiempo en las tareas de selección, adquisición y
procesamiento.
Podemos
decir entonces, que la formación y actualización del acervo reviste mayor
importancia y trascendencia, de ahí que el proceso de selección y adquisición
de material bibliográfico constituyen dos de las funciones más importantes en
la biblioteca.
Para
realizar una selección y adquisición de material bibliográfico adecuadas, es
indispensable concebir dicho proceso como un ciclo permanente en el cual los
siguientes elementos son interdependientes.
a)
El desarrollo de la colección en la biblioteca, tiene como objetivo
conformar un acervo de acuerdo a las funciones sustantivas de la institución a
la que pertenece, manteniendo un balanc4e cualitativo y cuantitativo entre las
diferentes áreas que la conforman; en otras palabras, identificar la fortaleza
y debilidad de la colección bibliográfica en términos de las necesidades de
información de los usuarios, con el propósito de corregir las debilidades
existentes.
b)
En la mayoría de las instituciones de educación superior existen tres
niveles de educación: medio suprior, licenciatura y posgrado, donde se
encuentra una comunidad muy heterogénea compuesta por estudiantes, profesores e
investigadores; por consiguiente existen planes y programas de docencia,
investigación y difusión de la cultura con alcances y necesidades de información
muy diversos, por lo que es necesario satisfacer adecuadamente las necesidades
de cada una de ellas.
Por
lo señalado anteriormente, el estudio de la comunidad es una etapa
fundamental e ineludible para la elaboración de un diagnóstico que permita
planificar adecuadamente los servicios bibliotecarios en todos los niveles, y
también es un antecedente insoslayable para realizar el proceso de selección y
adquisición de material bibliográfico.
c)
La
evaluación de la colección es el proceso por medio del cual podemos determinar si
el acervo de la biblioteca está acorde con sus propósitos, ya que cualquier
colección se establece con un fin determinado (apoyar con material bibliográfico
las funciones sustantivas de la institución), y por ende la evaluación se
basará en a comparación de las necesidades de información de la comunidad y
que la biblioteca tiene que satisfacer, con los resultados obtenidos del
estudio, por lo que la evaluación de la colección debe concebirse como un
proceso continuo y no como una actividad ocasional. Evaluación por métodos
cualitativos y evaluación por métodos cuantitativos.
d)
Es importante señalar que la revisión de la colección bibliográfica,
al igual que la evaluación, se basa en los planes y programas académicos de la
institución y en los objetivos de la biblioteca, de tal forma que la revisión
se refiere básicamente a los mecanismos que nos permiten determinar por
diversas razones qué material debe ser descartado por ser obsoleto; sustituido
por otros ejemplares o formatos; reubicado por el crecimiento de la colección;
así como diseñar las medidas necesarias de conservación y restauración del
mismo.
e)
En el proceso de selección y adquisición existen varios factores que
de una u otra manera intervienen o influyen en la toma de decisiones, los cuales
varían de biblioteca a biblioteca, tales como:
1)
Planes y programas académicos de la institución.
2)
Factores humanos: usuarios, personal docente y personal bibliotecario.
3)
Cuerpos colegiados: Consejo Técnico, Comité de Biblioteca.
4)
Presupuesto asignado para la adquisición del material bibliográfico.
La importancia de tomar en cuanta los factores anteriormente señalados evitará que los acervos se vuelvan obsoletos o que los recursos se canalicen en forma equivocada, así como también saturar innecesariamente ciertas áreas del acervo y otras con muy poco material bibliográfico.
f) Las políticas dentro del proceso de selección y adquisición de material bibliográfico son normas de carácter general o una serie de instrucciones y operaciones deseables e tomarse en cuenta, que orientan las acciones de la biblioteca para facilitar el cumplimiento de sus objetivos, por lo que deben estar elaboradas en un lenguaje sencillo y claro, permitiendo a la vez una fácil comprensión por todos los involucrados en dicho proceso.
Las políticas de selección y adquisición deben considerar los siguientes elementos:
1. Las necesidades de información que se atienden de los planes y programas académicos.
2. La comunidad a la que se proporcionan dichos servicios.
3. Las áreas del conocimiento que abarcan el acervo.
4. Las prioridades y limitaciones generales que rigen la selección y adquisición.
a) Grado de apoyo que se otorga a la bibliografía básica y complementaria.
b) Periodos cronológicos para realizar la selección y adquisición.
c) Número de ejemplares a solicitar.
d) Idiomas incluidos o excluidos de la colección.
e) Formatos de material bibliográfico incluidos o excluidos de la colección.
5. Personal encargado de realizar las tareas de selección y adquisición.
6. Participación de la comunidad.
7. Reglamento o políticas de la Institución.
8. Fuentes bibliográficas para realizar la selección y adquisición.
g) Dentro de las prioridades que debe cubrir la biblioteca, está la relativa a la bibliografía básica y complementaria de cada curso.
Es recomendable que el jefe de la biblioteca o el encargado de realizar la selección y adquisición, junto con los profesores, cuerpos colegiados, etc. Verifiquen constantemente que el acervo cubra el mínimo requerido, ya que los planes y programas académicos pueden sufrir modificaciones y actualizaciones, por lo que la biblioteca debe responder a las nuevas y continuamente cambiantes necesidades de información de la comunidad.
h) El presupuesto es sin lugar a duda el punto de apoyo más importante en la biblioteca, ya que constituye la fuente principal para llevar a cabo el proceso de selección y adquisición del material bibliográfico, el cual debe ser acorde con los planes y programas académicos de la institución y de esta forma lograr satisfacer las necesidades de información de la comunidad a la que sirve.
Cabe mencionar que es necesario ejercer el presupuesto a lo largo de todo el año, con el propósito de no realizar compras masivas al final del mismo y que en muchos de los casos son poco razonadas. De igual manera es indispensable llevar a cabo un riguroso control del mismo y saber en cualquier momento cuál es el presupuesto asignado, el ejercido, el comprometido y el disponible.
i) Dentro de lo que es propiamente el proceso de adquisición de material documental, normalmente existen cuatro formas para ingresar el material a la biblioteca: compra, donación, canje y depósito legal, éste último utilizado normalmente por la Biblioteca y Hemeroteca Nacional; los procedimientos utilizados para llevar a cabo dicha actividad deben ser lógicos y sencillos, y que permitan a su vez, adquirir el material en el menor tiempo posible con el menor costo.
j) Normalmente las bibliotecas de las diferentes dependencias, ante la necesidad de optimizar los recursos humanos, bibliográficos y principalmente los económicos, tienden a agruparse para adquirir su material documental dando como resultado tres tipos de sistemas de adquisición: centralizado, descentralizado y mixto.
El sistema centralizado, como su nombre lo dice, se caracteriza por concentrar todas las actividades de adquisición de material bibliográfico en un organismo central.
El sistema descentralizado se caracteriza porque cada biblioteca departamental realiza sus trámites de adquisición documental, sin la intervención o injerencia de un organismo central.
El sistema mixto, consiste en que cada biblioteca ordena y recibe directamente el material bibliográfico, ejerciendo su propio presupuesto, aún cuando la tramitación y aprobación del pago se realiza a través del órgano central; en otras palabras, este sistema trata de conjuntar las ventajas de los sistemas centralizados y descentralizados, además de transformar sus desventajas en ventajas.
k) En lo que se refiere al tipo de proveedores para adquirir el material documental, podemos decir que existen dos tipos: las editoriales y los distribuidores.
Las editoriales son las empresas que normalmente fijan los precios de venta de su material dentro del marco editorial, mientras que los distribuidores se caracterizan por ser los intermediarios entre la editorial y la biblioteca. Por lo señalado anteriormente es indispensable saber con exactitud qué ventajas ofrecen cada uno de estos proveedores, es decir, quién ofrece mayores porcentajes de descuento y rapidez en la entrega del material.
l) Por la importancia y trascendencia que representa el proceso de selección y adquisición del material bibliográfico, aunado a la complejidad de las funciones del mismo, no se puede ni se debe delegar la responsabilidad e personal sin los conocimientos necesarios, por lo que es indispensable contar con el apoyo de personal profesional en bibliotecología, personal que conozca y aplique convenientes políticas y procedimientos, y de esta forma garantizar calidad, cantidad y actualidad en el acero y en los servicios que proporciona la biblioteca.
m) La automatización de las bibliotecas la podemos definir como la aplicación y utilización e la computadora a las operaciones que se realizan en la biblioteca y a los servicios de información que proporciona, contribuyendo así, a aumentar su efectividad.
Normalmente la decisión de automatizar la toma el encargado de la biblioteca, con el propósito de simplificar y agilizar las rutinas y obtener mayores beneficios de cooperación con otras bibliotecas o departamentos, es decir, hacer lo que normalmente se hacía además de proporcionar a los usuarios servicios y productos imposibles de brindar a través de procedimientos manuales.
Es importante visualizar un sistema integral en el cual los módulos que lo formen sean compatibles entre sí, ya sea que se programen específicamente, que se adquieran en paquetes comerciales y/o se instrumenten conexiones con programas o computadoras externas.
Dentro de las actividades que se realizan en la biblioteca, la mayoría son factibles de automatizarse por sus características rutinarias y por las posibilidades que presentan para ofrecer mayores y mejores servicios bibliotecarios. En forma general las actividades que se efectúan en la biblioteca, pueden ser agrupadas en cinco grandes rubros: dirección, planeación, administración, procesos técnicos y servicios al público; sin embargo, por los requerimientos del presente artículo sólo analizaremos lo relativo a procesos técnicos y en particular lo que se refiere a la selección y adquisición e material bibliográfico.
Por todo lo señalado anteriormente podemos decir que la selección y adquisición es un proceso igual o similar en todas las bibliotecas, en otras palabras, implica llevar a cabo un estricto control de los trámites administrativos y contables, los cuales nos permiten conocer con toda precisión el material seleccionado, las órdenes o pedidos de material, los recordatorios, las cancelaciones, el material recibido, lo relativo a proveedores, el presupuesto, etc. Tomando en consideración lo anterior, los archivos y las actividades que pueden formar el módulo para la selección y adquisición son:
1. Crear y a través de un banco de datos, realizar consultas por autor, título, editorial de las posibles y futuras adquisiciones.
2. Elaborar archivos del material bibliográfico no localizado en el banco de datos, que incluyan los datos necesarios para su recuperación.
3. Elaborar archivos que nos permitan analizar estadísticamente el material bibliográfico que es más utilizado.
4. Elaborar un archivo de proveedores, que incluya información relacionada a la razón social, dirección, teléfono, representante, así como las condiciones de compra/venta del material bibliográfico.
5. Realizar consultas a catálogos electrónicos o bancos de datos como son: Books in Print, Ulrich, etc.
6. Realizar archivos sobre el control y afectación de partidas presupuestales y saber en cualquier momento.
a) El presupuesto asignado.
b) Otros ingresos.
c) El presupuesto ejercido.
d) El presupuesto comprometido.
e) El presupuesto disponible.
f) Proyecciones presupuestales.
7. Elaborar archivos de obras imposibles de adquirir.
Relacionando los archivos anteriores podemos obtener las siguientes impresiones o productos:
I. Órdenes o solicitudes por proveedor.
II. Recordatorios de solicitudes pendientes de surtir.
III. Reportes y avisos de obras adquiridas, etc.
En conclusión debemos decir que para lograr lo anterior, las computadoras nos ofrecen ayuda indiscutible en el procesamiento y recuperación de la información del proceso de selección y adquisición; sin embargo, es necesario definir claramente cada uno de los procesos y actividades con la finalidad de no duplicar esfuerzos y desperdiciar recursos.
Obras consultadas
1. ALMANZA MORALES, José Luis. La problemática de la selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de educación media superior de la UNAM. México: UNAM, Facultad de Filosofía y Letras (Tesis de Licenciatura), 1990.—189 h.
2. BRONSOILER FRID, Charlotte. La enseñanza de la automatización en la currícula de bibliotecología. México: UNAM, Facultad de Filosofía y Letras (Tesis de Maestría), 1986.—163 h.
3. DOMÍNGUEZ GALICIA, Javier. Análisis de los sistemas disponible en la República Mexicana para automatizar bibliotecas / Javier Domínguez Galicia, Fernando Edmundo González Moreno.—México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (Tesis de Licenciatura), 1989.—165 h.
4. FLORES PLATA, Gabriela Leticia. Estudios previos al desarrollo del sistema automatizado para bibliotecas especializadas: SABE.—México : UNAM, Facultad de Filosofía y Letras (Tesis de Licenciatura), 1988.—90 h.
5. MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Políticas de Selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de las instituciones de educación superior / Filiberto Felipe Martínez Arellano, Margarita González Olvera, Hugo Figueroa Alcántara.—México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas : ANUIES, 1989.
6. Universidad Nacional Autónoma de México. Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México.—México : UNAM, (1990).—VIII p. Gaceta UNAM, suplemento especial 26 de julio.
7.
-----. Dirección General de Bibliotecas. Ejercicio de la Partida
Presupuestal 541-C (libros): instructivo.—México : UNAM, Dirección General
de Bibliotecas, (1989).—25 h.