SERIUNAM : sistema automatizado de publicaciones peri�dicas
Luz Mar�a Mosqueda Mart�nez
Direcci�n General de Bibliotecas de la
Universidad Nacional Aut�noma de M�xico
Introducci�n
El presente trabajo tiene como objetivo presentar un resumen de la tesis: SERIUNAM (Sistema Automatizado de Publicaciones Peri�dicas).
Dicha tesis describe el desarrollo del Sistema SERIUNAM que fue realizado en la Direcci�n General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Aut�noma de M�xico.
Conceptos b�sicos
La tecnolog�a de las bases de datos se ha descrito como una de las �reas de la ciencia de la computaci�n y la informaci�n de m�s r�pido desarrollo; no es exagerado afirmar que la computaci�n y muchas organizaciones dependen de la operaci�n continuada y eficaz de un sistema de bases de datos.
Un sistema de bases de datos es un sistema de mantenimiento de registros basados en computadoras, es decir, un sistema cuyo prop�sito general es registrar y mantener informaci�n con un control centralizado de los datos.
La estructura b�sica en las bases de datos relacionales es la relaci�n. Es conveniente representar una relaci�n en forma de tabla. Cada rengl�n de la tabla representa un tuple de la relaci�n. Un atributo representa el uso de un dominio dentro de la relaci�n.
En cada intersecci�n de un rengl�n y una columna de la tabla siempre hay exactamente un valor, nunca un conjunto de valores.
Las operaciones que se pueden realizar sobre las relaciones, est�n basadas en el �lgebra relacional y en el c�lculo relacional.
Un buen criterio para el dise�o de las bases de datos es la teor�a de la normalizaci�n, la cual est� basada en el concepto de formas normales. Se dice que una relaci�n est� en una forma normal particular si satisface cierto conjunto espec�fico de restricciones.
El software de computadora se usa para establecer un interfaz con bases de datos, permitiendo a un programa acceder a fuentes de datos preexistentes.
La ingenier�a del software es una disciplina para desarrollar software de alta calidad para sistemas basados en computadora.
El proceso de desarrollo del software contiene tres fases:
La fase de definici�n empieza con la etapa de planificaci�n del software y contin�a con el an�lisis y la definici�n de los requerimientos del mismo.
La fase de desarrollo se centra en el dise�o del software, actividad que transforma la informaci�n de tal manera que, finalmente se obtiene un software para computadora validado.
La fase de mantenimiento del software sirve para corregir errores, para hacer adaptaciones y para implementar mejoras.
Descripci�n del medio ambiente del sistema SERIUNAM
En 1979, en la Direcci�n General de Bibliotecas de la UNAM, se implant� el sistema integral de manejo de informaci�n de los libros llamado LIBRUNAM; muchas �reas de operaci�n mejoraron y algunas fueron radicalmente transformadas por la automatizaci�n.
Los resultados fueron sobresalientes adem�s de exitosos, surgiendo la necesidad de ofrecer al usuario el poder consultar en l�nea otras opciones adem�s de los libros, as� que se tom� como base la infraestructura del sistema LIBRUNAM y se plante� crear un sistema automatizado para las Publicaciones Peri�dicas, ya que la Direcci�n General de Bibliotecas controla tambi�n el Cat�logo Colectivo de las Publicaciones Peri�dicas.
En la Direcci�n General de Bibliotecas las publicaciones peri�dicas se organizan en una secci�n independiente de los dem�s materiales de la biblioteca. Los datos o elementos que contiene una publicaci�n peri�dica son: ISSN, T�tulo Clave, T�tulo Clave Abreviado, T�tulo Var�a, T�tulo Anterior, T�tulo Posterior, T�tulo Propiamente Dicho, Es Subserie de, Tiene Subseries, Es inserto y/o Suplemento de, Tiene Inserci�n o Suplemento, Tiene Edici�n en otro Idioma, Es Edici�n en otro idioma de, Editorial, Organismo Responsable, CODEN, Clasificaci�n Decimal Dewey, Clasificaci�n LC, Cobertura por �ndices, Fecha de Codificaci�n, Estado de la Publicaci�n, A�o de inicio, Volumen de inicio, N�mero de inicio, A�o de Terminaci�n, Volumen de Terminaci�n, N�mero de Terminaci�n, Pa�s, Frecuencia, Tipo de Publicaci�n, Alfabeto, Idioma, Tipo de material.
Es tal la variedad y cantidad de publicaciones peri�dicas, que existen numerosos casos que presentan ciertas particularidades para el registro, tanto en los datos bibliogr�ficos como en la indicaci�n de acervos, por lo tanto deben seguirse todas las normas establecidas por la Direcci�n General de Bibliotecas y registrar uno por uno los fasc�culos y/o vol�menes de cada t�tulo.
La Direcci�n General de Bibliotecas cuenta con los equipos: AM-2000-10, AM-1062 de Alpha Microsystems y con un sistema manejador de bases de datos Britton Lee para desarrollar, administrar y controlar los sistemas automatizados que ah� se generan para apoyar en sus labores a todas las bibliotecas de la Universidad Nacional Aut�noma de M�xico.
Descripci�n del Sistema SERIUNAM
Se cre� con base en la necesidad de contar con un registro de t�tulos de publicaciones peri�dicas que dispusiera de la organizaci�n necesaria para reunir, registrar y difundir informaci�n precisa sobre las publicaciones peri�dicas.
La base de datos fue creada de tal forma que su explotaci�n fuera congruente con el cumplimiento de las funciones referentes a las publicaciones peri�dicas.
SERIUNAM es un sistema automatizado que facilita al usuario el acceso a las publicaciones peri�dicas, indicando su existencia en alguna o algunas bibliotecas adem�s apoya a los procesos t�cnicos. La base de datos funciona como cat�logo colectivo de publicaciones peri�dicas y controla la informaci�n de los t�tulos y de sus acervos.
En la actualidad, SERIUNAM cuenta con 42,445 t�tulos as� como los acervos correspondientes a cada t�tulo, con un total de m�s de 5’000,000 de fasc�culos.
Al dise�ar la base de datos se consider� que tanto el cat�logo automatizado como el manual deben contener los datos estructurados, para que los usuarios cuenten con toda la informaci�n y con los m�todos de recuperaci�n que se les ofrec�a tradicionalmente, m�s los beneficios adicionales que la computadora puede ofrecer.
Se seleccionaron las etiquetas del formato MARC que se consideraron importantes para la catalogaci�n de las publicaciones peri�dicas en la UNAM.
Al crear la base de datos apeg�ndose al formato MARC, se garantiza en gran medida la calidad del cat�logo automatizado y se logra uniformidad con la mayor�a de las bibliotecas del mundo que se apoyan en la computadora.
Una vez adoptado el formato MARC para monograf�as, y siguiendo las normas del ISDS, se hicieron algunas modificaciones para adaptar el formato a las posibilidades del equipo de c�mputo que se ten�a disponible para este fin, sobre todo porque la informaci�n de las publicaciones peri�dicas es variable, tanto en contenido como en frecuencia.
Primero se llev� a cabo el an�lisis e investigaci�n del procedimiento manual que se segu�a para el registro de las publicaciones peri�dicas y con base en �ste dise�ar el automatizado.
En 1987 se recibieron en la Direcci�n General de Bibliotecas varias cintas magn�ticas por parte del CONACyT con informaci�n de t�tulos de publicaciones peri�dicas; se inici� entonces la creaci�n de la base de datos fundamentada en LIBRUNAM.
En 1988 se incorporaron a la base de datos 8,227 t�tulos obtenidos de las cintas de CONACyT.
Los m�dulos que componen este sistema son Actualizaci�n y Recuperaci�n, a continuaci�n se presenta el diagrama del Sistema Seriunam (fig.1)
El m�dulo de actualizaci�n sirve para dar de alta las publicaciones peri�dicas y sus respectivos acervos a la base de datos.
El m�dulo de recuperaci�n en l�nea es un sistema flexible y sencillo, el cual es la interfaz entre el usuario y las publicaciones peri�dicas con sus respectivos acervos.
La estructura de la base de datos es muy importante, porque dicta la organizaci�n, los m�todos de acceso, el grado de asociatividad y las alternativas de procesamiento para la informaci�n.
La base de datos SERIUNAM est� constituida por las siguientes relaciones: (fig.2)
Esta estructura proporciona el control centralizado de los datos de las publicaciones peri�dicas y a continuaci�n se describe cada relaci�n.
Fichas. Se almacena toda la informaci�n referente a los t�tulos de las publicaciones peri�dicas.
Dispersi�n. Se almacenan todas las palabras recuperables.
Lista3. Es la liga entre la relaci�n FICHAS y la relaci�n DISPERSI�N.
T�tulos. Ante la necesidad de hacer recuperaciones por t�tulo exacto, se cre� esta relaci�n, la cual contiene todos los t�tulos claves.
Acervos. Almacena toda la informaci�n referente a los fasc�culos.
Biblios. En esta relaci�n se almacenan los nombres de todas las bibliotecas que existen en el sistema SERIUNAM.
Usuarios. Se almacenan todas las claves de los usuarios a los que se les permite actualizar acervos.
N�mero�nico. Es una peque�a relaci�n donde se almacenan los totales de t�tulos, palabras y acervos existentes. Se utiliza para que en la pantalla de bienvenida del sistema SERIUNAM el usuario pueda observar cuantos t�tulos y cuantos acervos existen hasta esa fecha.
Con esta estructura la base de datos cumple con lo siguiente:
Para dar de alta la informaci�n de los t�tulos de las publicaciones peri�dicas, primero se codifica la informaci�n, para esto se debe utilizar una etiqueta para cada elemento de la publicaci�n; despu�s se captura y antes de darla de alta a la base de datos se realiza un proceso llamado filtro de la informaci�n, con el objeto de detectar errores de sint�xis y eliminar duplicados. El proceso que da de alta se efect�a durante la noche. Las relaciones afectadas son: FICHAS, T�TULOS, DISPERSI�N Y LISTA 3.
Al d�a siguiente se revisan los archivos que sirven de gu�a para saber a que hora se inici� el proceso, a que hora termin�, cu�ntas fichas y cu�ntas palabras se dieron de alta. Se actualiza la relaci�n N�MERO�NICO y se le informa al departamento de Cat�logo colectivo que el proceso de alta ha concluido.
La actualizaci�n de acervos se inicia con la captura de toda la informaci�n que identifica un fasc�culo, esto es, la clave de la biblioteca, el folio, el a�o, el volumen y el n�mero.
Al igual que con la informaci�n de los t�tulos, antes de dar de alta la informaci�n a la base de datos, se realiza un proceso llamado filtro de la informaci�n con el objetivo de detectar errores y eliminar duplicados.
El proceso para dar de alta acervos se efect�a durante la noche. La relaci�n afectada es ACERVOS.
Al d�a siguiente se revisan los archivos que sirven de gu�a para saber a qu� hora se inici� el proceso, a qu� hora termin� y cu�ntos registros se dieron de alta. Se actualiza la relaci�n N�MERO�NICO y se le informa al departamento de Cat�logo Colectivo que el alta ha terminado.
Las bibliotecas que cuentan con equipo de c�mputo, pueden actualizar su acervo accesando el sistema SERIUNAM v�a la red de teleproceso. Esta caracter�stica permite que la base de datos est� siempre actualizada.
SERIUNAM cuenta con un men� de ayuda, el cual sirve para que el usuario pueda accesar la informaci�n que desea de la mejor manera. A nivel BUSCO> se teclea la llave de acceso seguida de un espacio en blanco y la(s) palabra(s) recuperable(s). El sistema desplegar� la(s) publicaci�n(es) deseada(s).
Despu�s de haber recuperado el t�tulo deseado, se puede conocer tambi�n el acervo correspondiente a ese t�tulo. Existen cuatro opciones:
DEP. Despliega el nombre de las bibliotecas que poseen el t�tulo recuperado.
ACE. Despliega el nombre de las bibliotecas que poseen el t�tulo y adem�s su correspondiente acervo.
ACC. Adem�s de teclear esta clave, se teclea la clave de la biblioteca de la cual se desea conocer su acervo.
AVN. Es una caracter�stica �nica del sistema SERIUNAM, sirve para obtener informaci�n m�s exacta. Se teclea el a�o, el volumen y el n�mero y el sistema despliega los nombres de las bibliotecas que poseen ese fasc�culo. Para esta opci�n existen siete diferentes combinaciones para consultar seg�n los datos que se conozcan.
| A�O | VOLUMEN | N�MERO |
| A�O | VOLUMEN | |
| A�O | N�MERO | |
| A�O | ||
| VOLUMEN | N�MERO | |
| VOLUMEN | ||
| N�MERO |
Contar con bibliotecas que tengan adecuados m�todos de trabajo, apoyados en las facilidades que brindan los sistemas computarizados, asegura servicios m�s r�pidos y eficientes, por lo tanto, se motivar� a estudiantes, profesores e investigadores a hacer un uso exhaustivo de la biblioteca y a invertir el tiempo que gastaban en localizar y disponer de los materiales, en mantenerse actualizados en los avances cient�ficos y tecnol�gicos.
A continuaci�n se describen algunos de los productos del sistema SERIUNAM, los cuales sirven para apoyar a las bibliotecas en sus actualizaciones:
Esta informaci�n puede ser entregada en listado y/o en diskette, dependiendo de las necesidades de cada biblioteca.
Conclusiones
A lo largo del presente trabajo se ha mostrado la utilizaci�n de t�cnicas tales como el manejo de diversos lenguajes y paquetes para la programaci�n de computadoras; el dise�o de algoritmos, bases de datos, �lgebra relacional, c�lculo relacional, sistemas de informaci�n y el an�lisis para la identificaci�n de fallas y errores de sistemas de operaci�n, as� como para el redise�o de los mismos con el prop�sito de desarrollar un sistema automatizado que ofrezca un servicio en las bibliotecas.
El sistema SERIUNAM creado por la Direcci�n General de Bibliotecas de la Universidad Aut�noma de M�xico, tiene como finalidad registrar y dar a conocer la ubicaci�n de los t�tulos y acervos de publicaciones peri�dicas que se encuentren en determinada biblioteca y de esta forma apoyar actividades acad�micas de docencia e investigaci�n.
SERIUNAM cumple con los objetivos marcados desde un principio, ya que un sistema interactivo basado en computadora, raras veces permite al usuario hacer algo enteramente nuevo.
El sistema se construy� para automatizar y por lo tanto, para mejorar tareas que se realizaban antes a mano o utilizando alg�n otro procedimiento. Esta nueva tecnolog�a permite al usuario realizar sus tareas en menos tiempo, en forma m�s eficiente, con m�s precisi�n y a un costo menor.
SERIUNAM es un Cat�logo Colectivo en l�nea que tiene la cualidad de ser vers�til en cuanto a sus formas de b�squeda; de esta forma permite recuperar tanto informaci�n general como espec�fica. Es eficaz en la identificaci�n y localizaci�n de t�tulos y acervos de las publicaciones peri�dicas existentes en las 164 bibliotecas de la UNAM y en 121 bibliotecas externas.
Con SERIUNAM hay mayor aprovechamiento y enriquecimiento de las colecciones hemerogr�ficas del sistema bibliotecario de la UNAM.
