Bibl. Univ., Nueva �poca, Vol. III, No. 1, enero - junio del 2000

Archivo General de la Naci�n y bibliotecas digitales hacia el siglo XXI

Jos� Tom�s Palacios Medell�n

Direcci�n General de Bibliotecas

Universidad Nacional Aut�noma de M�xico

Resumen

El Archivo General de la Naci�n es el m�s importante de Am�rica, no solamente por el volumen de documentos que posee, sino tambi�n por la antig�edad de los mismos, son obras originales que propician la manifestaci�n del intelecto humano en una gran diversidad de ciencias, su rico acervo documental y los variados servicios que proporciona, satisfacen las necesidades de informaci�n de los usuarios que acuden de todo el pa�s y el extranjero. Por lo que toca a bibliotecas digitales, se trata de bibliotecas modernas con nuevos acervos y actividades mediante una colecci�n digital; se menciona que el WWW no es una biblioteca digital y se dan razones de ello, m�s adelante, se menciona la aplicaci�n de tecnolog�a en documentos y acervos, as� como criterios para digitalizar colecciones y qu� nuevos servicios se pueden implantar, para fomentar actividades relacionadas con el pr�stamo, compra, venta, intercambio y cooperaci�n con otras instituciones educativas y culturales o de investigaci�n, nacionales y extranjeras.

Palabras clave: archivos, bibliotecas digitales, colecciones, documentos, servicios, tecnolog�a

Antecedentes

El Archivo General de la Naci�n en su origen se llam� Archivo General de la Nueva Espa�a ─marzo de 1790─, fue creado mediante autorizaci�n del Ministerio de Gracia y Justicia de Espa�a a iniciativa del segundo Conde de Revillagigedo Juan Vicente G�emes Pacheco y Padilla y el lugar designado para instalarlo fue el palacio nuevo de Chapultepec, su objetivo fue imponer el orden en "archivos sumamente confusos por impericia o desorden en su colocaci�n, y en todos crecidos vol�menes de papeles antiguos... [para] conservar con esmero y cuidado los documentos antiguos... donde pueda acudirse y hallar f�cilmente el (documento) que se requiere."(1), se opinaba que con la creaci�n de este archivo se estar�a a la altura de las dem�s naciones cultas.

En el a�o de 1823, el Supremo Poder Ejecutivo determina mediante un acuerdo que se organice el Archivo. Los grandes impulsores, organizadores  y preservadores del material documental en esta �poca fueron: Don Lucas Alam�n, Juan de Dios Uribe, Ignacio Cubas, Jos� Mar�a Lafragua, Jos� Miguel Arrioja, Ignacio L�pez Ray�n, Manuel Orozco y Berra, Francisco P. Urquidi, Jos� Mar�a Vigil, Jos� Mar�a Celaya, Jos� Beltr�n y Justino Rubio; estos personajes contribuyeron para que esta instituci�n creciera y despertara el inter�s gubernamental y p�blico, en este tiempo, el archivo se encontraba ubicado en el Ministerio de Relaciones Interiores y Exteriores. En 1872 se le da el nombre de Archivo General y P�blico de la Naci�n, contaba con 18,849 legajos, 30,000 vol�menes y un n�mero no determinado de documentos almacenados.

En 1918 pasa a depender de la Secretar�a de Gobernaci�n y a partir de este a�o se le llama Archivo General de la Naci�n, las instalaciones estaban ubicadas en el Palacio Nacional. Su crecimiento e importancia va en aumento; mencionaba el director Rafael L�pez en su informe anual de 1937 que: "el Archivo General de la Naci�n es el m�s importante de Am�rica, por la cantidad de manuscritos coloniales que contiene, s�lo comparable a los acervos existentes en Madrid y Sevilla."(2)

1952 es el a�o de la modernizaci�n, se adquiere equipo nuevo para la preservaci�n documental, se trata de una modern�sima instalaci�n de micropel�culas que apoy� a otras actividades, como la historia, catalogaci�n y paleograf�a. Se menciona que ya entonces contaba con una biblioteca. En 1973 debe mudarse al Palacio de las Comunicaciones, para 1977 el archivo ten�a cerca de 940 metros c�bicos de documentos sin ordenar; el 26 de mayo de este a�o se publica el decreto presidencial que asigna el Palacio de Lecumberri como sede del Archivo General de la Naci�n. Este lugar fue adecuadamente remodelado y acondicionado. En el a�o de 1982 se efect�a el traslado definitivo de bienes muebles y acervos documentales. Con una sede definitiva, el Archivo se compromete en impulsar un vasto programa de publicaciones necesarias, tales como obras de consulta y difusi�n, boletines y trabajos de investigaci�n hist�rica se implantan nuevos servicios y contin�a con la recepci�n de documentos de la administraci�n p�blica.

Con esta extensa trayectoria, el Archivo ha consolidado su papel como instituci�n l�der, encargada de conservar el patrimonio documental m�s valioso de M�xico, conformado por mapas, manuscritos, impresos, planos, dibujos, grabados, fotograf�as, videos, pel�culas y cintas sonoras, acervo que, por su antig�edad y riqueza informativa, da lugar a trabajos de investigaciones sociales, hist�ricas, culturales y de difusi�n en diversos campos de las ciencias y humanidades, que contribuyen a hacer m�s extensa y f�rtil la educaci�n, investigaci�n y difusi�n de la cultura, no solamente en M�xico, sino en toda Am�rica Latina mediante el uso p�blico de la documentaci�n que resguarda.

Acervos

Los documentos que conforman el acervo del Archivo, originales y reproducciones de origen p�blico y privado, se han ido acumulando conforme a las actividades que se han realizado a trav�s del tiempo, en un proceso de recepci�n, adquisici�n, selecci�n, ordenaci�n, control y disposici�n. Se han efectuado labores para agruparlos de acuerdo a las entidades que los produjeron, de tal modo que el acervo se reuni� en 322 grupos distribuidos en nueve divisiones, estas son:

Microfilm y fotocopias de archivo. La colecci�n documental del archivo no cuenta �nicamente con originales, tambi�n incluye microfilmes, fotocopias y transcripciones de archivos, colecciones y diversos documentos tanto de M�xico como del extranjero, en donde se encuentran los originales depositados o editados. (Galer�a 1)

Documentaci�n de la administraci�n p�blica: 1910-1988. Son documentos del Estado Mayor Presidencial y de las Secretar�as del Trabajo y Previsi�n Social, Salubridad y Asistencia, Particular de la Presidencia, Industria y Comercio, Comunicaciones y Obras P�blicas, Agricultura y Recursos Hidr�ulicos adem�s de Gobernaci�n. Este rubro sigue increment�ndose con la recepci�n documental de cada entidad. (Galer�as 1, 2, 3)

Documentaci�n de las instituciones coloniales. Corresponde a las actividades administrativas de la �poca colonial de instituciones como la Real Hacienda, Real Audiencia, Secretar�a de C�mara del Virreinato, Archivo Colonial de Correos, Santa Inquisici�n, Real y Pontificia Universidad de M�xico adem�s de la documentaci�n de la iglesia conocida como Bienes Nacionales. Se remonta al per�odo colonial y llegan hasta finales del siglo XIX. (Galer�a 4)

Documentaci�n de la administraci�n p�blica: 1821-1910. Re�ne documentaci�n de Comunicaciones y Obras P�blicas, Relaciones Exteriores, Gobernaci�n, Guerra y Marina, Justicia y Negocios Eclesi�sticos, Instrucci�n P�blica y Bellas Artes, Colonizaci�n, Hacienda P�blica, Fomento e Industria y Comercio. (Galer�as 5 y 6)

Archivos de Particulares. Se trata de diversos archivos particulares, que por su importancia se han incorporado en esta divisi�n. En el caso de la Secretar�a Particular de la Presidencia, los archivos han sido denominados con el nombre del presidente en turno, desde Francisco I. Madero hasta la actualidad. (Galer�a 7)

Colecciones y documentos. Por su importancia para la historia de M�xico, se ha reunido aqu� una serie de colecciones y documentos sueltos, como los de la Secretar�a de Hacienda, la colecci�n para la Historia de la Guerra de Independencia, de Hern�ndez y D�valos, los del Congreso de Chilpancingo, el Acta de Independencia y las constituciones de M�xico. (Galer�a 7)

Ilustraciones y Cartograf�a. Contiene dos colecciones de ilustraciones, dos cartogr�ficas y una muy importante de mapas, planos e ilustraciones con m�s de diez mil piezas, todas unidas en un Cat�logo de Ilustraciones. (Galer�a 7)

Archivos y Colecciones fotogr�ficas. Integrado por tres archivos fotogr�ficos y catorce colecciones de fotograf�as, incluye negativos en vidrio y pl�stico, impresiones, diapositivas, copias y vistas estereosc�picas. (Galer�a 7)

Archivos y documentos audiovisuales. Posee en conjunto la colecci�n audiovisual de la Presidencia a partir del r�gimen de Jos� L�pez Portillo (1976-1982), videos de Televisi�n Rural Mexicana y todas las cintas de audio del programa radiof�nico La Hora Nacional. (Consulta en el Departamento de Imagen y Sonido)

Bases de datos

La documentaci�n que actualmente resguarda el Archivo (6 millones aprox.) corresponde a diversos Ministerios, Secretar�as de Estado y a organismos descentralizados, desconcentrados y paraestatales. Se encuentra ordenada en 40 kil�metros lineales, una parte se encuentra concentrada en la base de datos ARGENA II, producida por el Centro Nacional Editor de Discos Compactos, contiene una cantidad aproximada a las 370,000 referencias, que corresponden a 98 grupos documentales de la secci�n "Documentaci�n de las Instituciones Coloniales del Archivo General de la Naci�n", incluye todos los inventarios, cat�logos, gu�as e �ndices elaborados desde su creaci�n hasta la actualidad. No son homog�neos pero contienen una breve descripci�n del expediente y los datos necesarios para su localizaci�n, por ejemplo:

Posee adem�s el Archivo en su biblioteca, un importante acervo bibliogr�fico y documental, especializado en Archivonom�a, Historia de M�xico y Administraci�n P�blica con m�s de 36,000 fuentes, incluyendo libros, publicaciones peri�dicas, folletos y documentos para consultar en la base de datos AGN-BIBLOS por autor, t�tulo o materia. Gacetas, boletines y diarios oficiales de finales del siglo XVIII, 1917 y hasta 1993, se consultan en microfichas, disco �ptico o en las bases de datos DIALEX I y II.

Servicios

Para estudiantes, investigadores y p�blico en general, el Archivo cuenta con una gran diversidad de servicios, como la consulta de acervos documentales, biblioteca, hemeroteca, Diario Oficial, certificaci�n de copias de t�tulos de propiedad de tierras ejidales y comunales, guardarropa, m�dulo de informaci�n, visitas guiadas, proyecciones de cine y audiovisuales, exposiciones (la m�s reciente, mayo de 1999, llamada Museo Virtual del Archivo General de la Naci�n, con asesor�a de UNAM, DGSCA), servicios de informaci�n, conferencias, mesas redondas, asesor�as archiv�sticas, reprograf�a, librer�a y cafeter�a.

Consulta de acervos documentales. Consiste en pr�stamo para consulta en sala (Galer�a), no hay pr�stamo a domicilio pero se puede reservar el material solicitado para los d�as siguientes, es posible pedir un �rea para trabajar en equipo solicit�ndola con una semana de anticipaci�n. Los usuarios tambi�n reciben asesor�a sobre el acervo que est�n consultando, sobre todo en los temas de Paleograf�a. Diplom�tica y Genealog�a.

Biblioteca. Cuenta con servicios de circulaci�n, referencia y asesor�a para la localizaci�n de fuentes de informaci�n, proporciona bibliograf�as sobre diversos temas y fotocopias, tambi�n ofrece pr�stamo interbibliotecario con instituciones afines.

Hemeroteca. Tiene una colecci�n de peri�dicos de los siglos XIX y XX. Se localiza la prensa especializada, oficial, general, de la capital y los estados, se puede consultar el peri�dico deseado mediante el Cat�logo Hemerogr�fico por t�tulo y a�o.

Diario Oficial de la Federaci�n. Posee gacetas, boletines y diarios oficiales de fines del siglo XVIII, a partir de 1917 y hasta 1993, la consulta es en microfichas o disco �ptico, utilizando las bases de datos DIALEX I y II.

Copias certificadas. Se certifican fotograf�as, fotocopias o transcripciones.

Visitas guiadas. La Direcci�n de Difusi�n ofrece visitas guiadas gratuitas al p�blico en general o grupos de estudiantes y visitas guiadas especializadas a investigadores, historiadores y archivistas en tres horarios: 9.00, 11.00 y 13.00 Hrs.

Proyecciones en el auditorio de cine y audiovisuales. Con capacidad para 100 personas, en el auditorio del Archivo se realizan eventos diversos como seminarios, cursos, conferencias, presentaciones de libros, mesas redondas, ciclos de cine y proyecci�n de audiovisuales, se cuenta con 14 temas para los visitantes: Paleograf�a, Viaje por el AGN, Revilla-Gigedo, Venustiano Carranza, Jos� Guadalupe Posada, Sandino, Tiempo e Historia, Historia de las Mujeres, La Santa Inquisici�n, Leyes de Reforma, Fondo Teixidor, El Disloque, Expropiaci�n Petrolera y Movimiento Obrero.

Asesor�as archiv�sticas. La Direcci�n de Desarrollo Archiv�stico se encarga de impartir cursos de capacitaci�n, diplomados de actualizaci�n, talleres, seminarios y asesor�as a instituciones educativas o dependencias que deseen depurar u ordenar sus archivos.

Exposiciones itinerantes. Diversos acervos del Archivo integran doce exposiciones sobre temas sociales, econ�micos y pol�ticos de M�xico, �stas son: Las diosas del ayer, El Escudo Nacional, El Federalismo Mexicano, La Rotonda de los Hombres Ilustres, Lecumberri: de Palacio Negro a AGN. La arquitectura mexicana del siglo XVIII, La Revoluci�n Francesa: 1789-1810-1989, Religi�n y marginalismo en el M�xico colonial, La Constituci�n General y los S�mbolos Patrios, Emiliano Zapata y el Ej�rcito Libertador del Sur y Centro, La Revoluci�n Mexicana: s�ntesis de nuestra identidad nacional, Los caminos de la libertad: la independencia de la Nueva Espa�a.

Servicios de informaci�n. Existen tres tipos, los cuales se detallan a continuaci�n.

Informaci�n directa. Para esto se requiere acudir al Archivo en d�as y horarios establecidos.

Informaci�n por correspondencia. Son preguntas v�a correo que se relacionan con el acervo de la instituci�n o sobre los instrumentos de consulta con que cuenta. Las respuestas orientan a los interesados en cuanto a los documentos generales relacionados con el tema de inter�s y el grupo en que estos se encuentran, haci�ndose la aclaraci�n de que no se realizan investigaciones privadas, particulares o geneal�gicas. Para una b�squeda exhaustiva es necesario acudir al Archivo o enviar a alguien en su lugar.

Informaci�n v�a telef�nica. Se trata en general de aspectos semejantes con el punto anterior, las llamadas se atienden en la extensi�n 2116 (Centro de Referencias), El servicio de informaci�n biblio-hemerogr�fica se da en las extensiones 1115,1116 y 1128, para informaci�n sobre el Diario Oficial se cuenta con la extensi�n 1117, tel�fonos: 5795-7311, 5795-7291, 5795-7125, 5795-7402, 5795-7660 y fax 5789-5296.

Servicio de reprograf�a. Es la reproducci�n de diversos documentos que el Archivo ofrece a todos los usuarios en las modalidades de fotocopiado, microfilmaci�n y fotograf�a. Para obtener estos servicios se pueden solicitar de manera directa o mediante correo certificado. El material que no se fotocopia, como mapas, planos, dibujos, grabados y fotograf�as puede solicitarse en microfilm o fotograf�a.

Bibliotecas digitales

Existe diversa informaci�n sobre las bibliotecas digitales, �sta depende de cada comunidad y de sus actividades espec�ficas, as� tenemos que para los recuperadores de informaci�n es una base de datos grande; quienes trabajan con hipertexto dicen que es una particular aplicaci�n de esta tecnolog�a, los que trabajan con redes de informaci�n opinan que es una aplicaci�n del Web, y para la ciencia bibliotecaria se trata de un paso m�s en la automatizaci�n de bibliotecas, que se viene dando desde hace 25 a�os. Por otro lado, cuando los creadores de software desarrollan colecciones de algoritmos computacionales o programas creen que est�n construyendo una biblioteca digital. Igualmente, los vendedores de bases de datos o comercializadores de documentos electr�nicos opinan que se trata de una biblioteca de este tipo; diversas corporaciones cuando automatizan sus procesos administrativos y efect�an negocios con computadoras dicen que tienen una "biblioteca digital", incluso los editores, con sus cat�logos en l�nea expresan que tienen este tipo de biblioteca, el p�blico en general cree que Internet es una biblioteca digital, pero de acuerdo con Lynch: "el Internet ─y particularmente sus colecciones de recursos multimedia conocidos como WWW─ no fueron dise�ados como soportes de publicaciones organizadas y la recuperaci�n de informaci�n como las bibliotecas. Se trata de un gran repositorio ca�tico... de hecho el Web no es una biblioteca digital."(3) Surgen m�s dudas cuando se menciona a la biblioteca digital como electr�nica, virtual, sin paredes y algunos otros t�rminos como ciberbiblioteca o hiperbiblioteca; a lo anterior se suma el que a�n no se cuente con una definici�n.

Para dejar claro qu� es una biblioteca digital, primero debemos asumir que tenemos una biblioteca moderna con los mismos prop�sitos, funciones, objetivos y servicios, cuyas colecciones son adquiridas, desarrolladas, administradas, analizadas, preservadas y catalogadas, creando diferentes herramientas para el f�cil acceso de los usuarios a ellas. Ahora veamos que las hace digitales. De acuerdo con Waters: "bibliotecas digitales son organizaciones que proveen los recursos, incluyendo a un grupo de especialistas, para seleccionar, estructurar, ofrecer accesos intelectuales, interpretar, distribuir, preservar la integridad y cuidar persistentemente a trav�s del tiempo las colecciones de trabajos digitales que sean f�cil y econ�micamente accesibles para el uso por parte de una comunidad o un grupo de comunidades."(4) Sus caracter�sticas son identificables, se trata de la aplicaci�n de nuevas tecnolog�as a las bibliotecas tradicionales para que posean colecciones digitales y tradicionales, es decir, publicaciones impresas y electr�nicas. La colecci�n digital puede encontrarse en la biblioteca o fuera de ella, sin fronteras f�sicas, solamente sujetas al control administrativo de cada biblioteca. Las actividades y procesos que efect�a la biblioteca tradicional est�n presentes en la digital, puesto que son actividades importantes en un sistema bibliotecario, en cuanto a servicios que presta a la comunidad, ahora se ampl�an para aquellas que se encuentran dispersas en el mundo a trav�s del WWW, integr�ndose como un universo de informaci�n ordenada y clasificada.

Esto es posible mediante la inclusi�n en la biblioteca de tecnolog�as recientes (como CD-ROM, discos �pticos, multimedia, computadoras con mayor capacidad de memoria, etc.) y nuevos procesos, en donde la informaci�n digital por ser f�cil de copiar, no estar impresa de manera fija y contar con accesibilidad remota por varios usuarios de manera simult�nea facilitan su adquisici�n, consulta, difusi�n y uso. Es importante considerar la arquitectura t�cnica para acceder a este tipo de informaci�n, debe ser compatible con otros sistemas para que se facilite el intercambio de datos entre bibliotecas digitales, cuidando la estructura de los datos, vocabulario utilizado, formatos, etc.

Integraci�n de colecciones digitales

Hay tres opciones para dar forma a colecciones digitales, la m�s r�pida es adquirir documentos digitales originales creados por editores y autores, que se relacionen con los temas propios de la instituci�n en que se encuentre la biblioteca, pueden ser libros, art�culos, revistas electr�nicas o bien informaci�n almacenada en CD-ROM o discos flexibles con diversas presentaciones, como diccionarios y enciclopedias.

En la segunda opci�n se digitaliza toda la colecci�n que tiene la biblioteca y se transfiere la informaci�n contenida en papel o en otros medios a la forma digital mediante el esc�ner. Se debe tener en cuenta la arquitectura t�cnica que posee cada instituci�n, para transformar los acervos de un medio tradicional a uno nuevo, analizar tambi�n el uso que la comunidad hace de las colecciones y establecer prioridades; la experiencia del personal es importante y por ello sus opiniones pueden integrarse en un plan de trabajo.

La �ltima, es establecer un plan que considere la integraci�n de un acervo impreso y digital, qued�ndose con las obras impresas que ya se tienen y comprando, intercambiando o aceptando donaciones que cubran la tem�tica de la biblioteca.

Esto permitir� la conformaci�n paulatina de una colecci�n digital, de esta manera, las obras que anteriormente se adquir�an impresas ahora se encontrar�n en su versi�n electr�nica, listas para ser consultadas en la biblioteca o fuera de ella.

A continuaci�n menciono algunos criterios que se pueden seguir en la digitalizaci�n:

Acervos de uso frecuente. Si se posee un acervo o una colecci�n de documentos muy grande, iniciar la digitalizaci�n seleccionando partes del mismo, documentos, obras o material gr�fico muy solicitados, esto con la finalidad de integrar una colecci�n cuya conversi�n sea retrospectiva y planificada.

Colecciones �nicas. Son colecciones que nadie m�s tiene, por lo que es importante digitalizarlas para hacerlas accesibles y que sean parte de la informaci�n que se ofrece en venta, intercambio o pr�stamo interbibliotecario con otras instituciones. Las colecciones peque�as o valiosas (por su antig�edad, tema o �nicas) son primeras candidatas.

Colecciones digitales externas. Son las colecciones digitales de otras bibliotecas que se relacionan con el acervo propio y que sean de inter�s por su tem�tica, valor cultural o intelectual y que est�n en p�ginas electr�nicas, sitios Web de otras bibliotecas o en servidores de diversos editores y que se pueden integrar a la biblioteca.

Administraci�n de documentos digitales

Es indudable que las nuevas tecnolog�as est�n modificando los servicios que la biblioteca ofrece, se ha hecho necesario establecer mecanismos que permitan adquirir, almacenar, controlar y difundir la informaci�n en sus nuevas presentaciones (metadatos, hipertextos, gr�ficas e im�genes por computadora, etc.) los cuales se administran de manera que su acceso y preservaci�n sea debidamente controlada, para garantizar la integridad de los mismos as� como su autenticidad. Archivistas y bibliotecarios tienen que trabajar en conjunto con otros especialistas para administrar el uso de la informaci�n en sus recientes presentaciones, si bien es de esperar que aquellos tomen la iniciativa e inicien contactos tendientes a hacer posible que los documentos digitales sean accesibles, comprensibles y utilizables por parte de los usuarios el tiempo que sea necesario.

Hay que tener claro que no solamente la tecnolog�a es la causante de cambios en procesos y servicios documentales, sino tambi�n la necesidad de interactuar con otras instituciones con el fin de mejorar sistemas de informaci�n, organizaci�n, estructura de los recursos, servicios y preservaci�n, con esto se facilitar� su utilizaci�n. Por ello, mientras la tecnolog�a de informaci�n evoluciona, las instituciones deben planear m�todos de adaptarse para procesar informaci�n y comunicarla mediante orientaci�n, asesor�a y disponibilidad en un ambiente din�mico que propicie el trabajo y la cooperaci�n interinstitucional que facilite el proceso, control, ordenaci�n, difusi�n y uso de los acervos. El acceso directo a la informaci�n digital tiene muchas ventajas para el usuario, por un lado la consulta es r�pida, tambi�n puede extraer partes que le interesan, ya sea imprimiendo o guardando en disco la informaci�n, adem�s, el trabajo en red permite transferir f�cilmente mensajes o documentos.

Hacia el siglo XXI: aspectos tecnol�gicos

Las nuevas tecnolog�as hacen posible que la comunidad nacional e internacional utilice medios de comunicaci�n que permiten la transmisi�n ─podr�amos decir casi instant�nea─ de informaci�n a cualquier regi�n del mundo. Su acelerado desarrollo en tiempos recientes ha dado origen por un lado, al abaratamiento de los mismos y por otro a su accesibilidad. Aparatos que anteriormente solamente pod�an comprar corporaciones debido a su alto costo, hoy d�a los poseen escuelas, instituciones p�blicas y privadas, universidades y hasta personas para su uso exclusivo. El fax, las computadoras personales, impresoras en blanco y negro o a color y la comunicaci�n por medio de redes hoy en d�a son de utilizaci�n frecuente.

El acceso a bibliotecas remotas unido al manejo de texto e im�genes en presentaci�n electr�nica, ha guiado hacia el concepto de biblioteca digital. Consultar libros, revistas, art�culos y en general informaci�n en medios electr�nicos con esta presentaci�n, da lugar a an�lisis serios para aprovechar estos medios en bibliotecas, archivos, centros de documentaci�n, institutos y otras instancias culturales, educativas o de investigaci�n. La tecnolog�a m�s reciente aplicada a bibliotecas y archivos permite el manejo eficiente de los acervos; adquirir equipo adecuado para cambiar documentos en formato tradicional a presentaci�n digital, ha permitido la reproducci�n de estos mediante la tecnolog�a l�ser m�s reciente, que permite manipular textos e integrarlos en red, el control de la informaci�n se ha hecho efectivo, ya que esta puede guardarse en disco magneto-�ptico accesible solamente por contrase�a (password) y cada vez se est� logrando mayor velocidad en la reproducci�n documental sin perder calidad en texto o imagen. A diferencia de los primeros software que no se fabricaron compatibles, este obst�culo se ha obviado, permitiendo el intercambio de informaci�n entre diferentes marcas y modelos.

Al aplicar la tecnolog�a al documento para darle presentaci�n digital, se tiende a integrar una colecci�n tanto impresa como digital; su control, almacenamiento, ordenaci�n y difusi�n establecer una din�mica en cuanto a su interacci�n con otros documentos, existiendo variantes y posibilidades en cuanto al manejo de textos e im�genes, con la posibilidad de consultar otras colecciones e im�genes mediante ligas, unilaterales o rec�procas. Esto tiene varias ventajas, como la reducci�n de espacio requerido para almacenar y tiempo en obtener documentos, eliminar p�rdidas y deterioro de documentos, facilitar el acceso simult�neo y dar respuestas r�pidas a requerimientos de informaci�n, es decir, se tiene un acervo activo, controlado y manejable.

Colecciones y obras a digitalizar

El Archivo General de la Naci�n, como instituci�n l�der del Sistema Nacional de Archivos, tiene la obligaci�n de dar los pasos necesarios para actualizar sus procesos y servicios, de acuerdo a los avances tecnol�gicos aplicables al manejo de la informaci�n documental; la digitalizaci�n paulatina de sus diversas colecciones y acervos le permitir� establecer nuevos servicios y pol�ticas para su utilizaci�n, fomentar el intercambio y pr�stamo de documentos en formato digital as� como brindar asesor�a y orientaci�n a bibliotecas y archivos.

Por otra parte, el enorme y variado acervo del Archivo es asiduamente consultado, es obvio que no se puede digitalizar todo y ponerlo a disposici�n, adem�s se tiene la problem�tica mencionada en el Primer Informe Experto sobre la Situaci�n del Patrimonio Documental de Am�rica Latina, elaborado por la Fundaci�n Hist�rica Tavera de Madrid, Espa�a, por encargo del Banco Mundial y la Organizaci�n de Estados Americanos, que nos dice: "El caso del Archivo General de la Naci�n [de M�xico] ilustra la situaci�n del pa�s... ha visto reducido su presupuesto en proporciones nada desde�ables... dato preocupante si se tiene en cuenta que las asignaciones regulares hasta la fecha resultaban ya claramente insuficientes. Y seg�n nuestras informaciones este recorte representa un serio obst�culo para algunos de los proyectos a largo plazo que tiene en marcha el agn, especialmente para aquellos que, como los relacionados con la renovaci�n tecnol�gica, exigen inversiones altas [y] constantes."(5)

A pesar de lo anterior, la direcci�n del Archivo se encuentra en buenas manos, los servicios que proporciona, el cuidado de los documentos y las obras que ha editado son un buen ejemplo de ello, su demanda sugiere otras ediciones o digitalizar obras y documentos que est�n agotados, de acuerdo a la lista de publicaciones de 1999, como:

Pan�ptico / El Palacio de Lecumberri / Los archivos en el siglo XX / M�xico: Patria e Identidad / Historia regional y archivos / Introducci�n a la Paleograf�a / Dr. Fray Servando Teresa de Mier / M�xico: Independencia y Soberan�a / Antiguas representaciones del ma�z / El Colegio Nacional, 50 a�os: 1943-1993 / Actas de Cabildo de Tlaxcala, 1547-1567 / Archivos modernos. Principios y t�cnicas / P�ginas musicales de los siglos XVII-XVIII / Bailes y balas. Ciudad de M�xico, 1921-1931 / S�ntesis hist�rica de la Revoluci�n Mexicana / Diputados republicanos. Espa�oles en M�xico / Los archivos municipales del Estado de M�xico / Cat�logo documental: Nuestra Frontera Norte / Bosquejos hist�ricos de San Crist�bal de las Casas / Cat�logo documental: M�xico y sus Constituciones / La Revoluci�n Francesa y M�xico: 1767, 1789, 1810 / Las voces del pasado / Memoria de M�xico en el AGN / Manual de conservaci�n y restauraci�n de documentos / Manual de organizaci�n de los sistemas red de archivos / Gu�a general de los archivos de las Instituciones de Salud / Apuntes para la historia de la Secretar�a de Gobernaci�n / Manual de pol�ticas y normas de los sistemas red de archivos / Los mapas de Cuauhtinchan y la historia cartogr�fica prehisp�nica / Movimientos de resistencia y rebeliones ind�genas en el Norte de M�xico / Antolog�a de textos sobre administraci�n de Documentos y Archivonom�a / Cat�logo de textos marginados novohispanos. Inquisici�n: siglos XVIII y XIX / Manual tipo para la organizaci�n del archivo general del Gobierno de los estados / Prudencio Moscoso Pastrana. Cronista de la Ciudad de San Crist�bal de las Casas / Pacto celebrado entre la Revoluci�n Constitucional y la Casa del Obrero Mundial / El Archivo General de la Naci�n, M�xico, Distrito Federal, Estados Unidos Mexicanos / Organizaci�n y funcionamiento de los archivos administrativos e hist�ricos de la Naci�n / D�cadas de la Ciudad de M�xico, 1900-1910, del auge del porfirismo a los albores de la evoluci�n / Mapas, planos e ilustraciones de diversas regiones y pueblos de la Nueva Espa�a. Serie Tierras. Siglos XVI-XIX / Tributos y servicios personales de indios para Hern�n Cort�s y su familia (extractos de documentos del siglo XVI) / Mapas, planos e ilustraciones de diversas regiones y pueblos de la Nueva Espa�a, series Caminos y Calzadas, Desag�e, Correspondencia de Virreyes, Provincias Internas, Historia, Casa de Moneda y Marina. Siglos XVII-XIX.

Adem�s de las anteriores, el Archivo publica una gran diversidad de obras que se encuentran reunidas en los siguientes rubros: Instrumentos de consulta, Estudios hist�ricos, Ediciones conmemorativas, Informaci�n de archivos estatales y municipales, Administraci�n de Documentos y Archivonom�a, Bolet�n del AGN, Facsimilares, Colecciones gr�ficas y Coediciones con la H. C�mara de Diputados, las cuales, en determinado momento, tambi�n son candidatas para digitalizar. En cuanto al material que pudiera adquirirse en presentaci�n digital, ser�a necesario primero efectuar un an�lisis detallado de cat�logos y obras que se relacionen con los temas que maneja el Archivo para hacer una selecci�n de acuerdo al perfil de inter�s de los usuarios.

Intercambio, cooperaci�n, compra, venta y pr�stamo con otras instituciones

Una vez conformada su colecci�n digital, el Archivo puede planear las actividades arriba mencionadas con instituciones de otros pa�ses, cuya responsabilidad tiene nivel internacional, regional o nacional, con las cuales tiene relaciones, por ejemplo Canad�, Estados Unidos, Francia, Inglaterra, Argentina, Per�, Costa Rica, Colombia y Brasil que anteriormente han sido invitados para acudir a seminarios o congresos internacionales; se les puede invitar nuevamente, ahora para compartir acervos, colecciones, documentos y servicios. En el �mbito nacional se relaciona con todo tipo de archivos e instituciones que imparten carreras relacionadas con las actividades y acervos que posee el Archivo, como la Escuela Nacional de Biblioteconom�a y Archivonom�a, Instituto Nacional de Antropolog�a e Historia, Escuela Nacional de Estudios Profesionales de la unam, Universidad Aut�noma del Estado de M�xico y otras.

Tambi�n tiene la opci�n de fomentar las actividades ya mencionadas con otras bibliotecas que ya poseen acervos y documentos digitales en el mundo como las de:

Espa�a http://www.bne.es/men-in10.html

Asia http://serpiente.dgsca.unam.mx/noticias/Asia/

�frica http://serpiente.dgsca.unam.mx/noticias/�frica/

Europa http://serpiente.dgsca.unam.mx/noticias/Europa/

Sudam�rica http://serpiente.dgsca.unam.mx/noticias/Sudam�rica/

Medio Oriente http://serpiente.dgsca.unam.mx/noticias/Medioriente/

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Implementaci�n de nuevos servicios

Con la digitalizaci�n del acervo bibliogr�fico y de colecciones documentales hay la opci�n de planear nuevos servicios, aunque este punto a�n se encuentra en discusi�n en seminarios y eventos relacionados con las bibliotecas y archivos (VII Reuni�n sobre Revistas Acad�micas y de Investigaci�n [1999], Congreso General de Computo c�mputo.99@mx entre otros), en donde se discute la problem�tica que existe en cuanto al uso de nuevas tecnolog�as y su aplicaci�n pr�ctica. Se avanza en estudios e investigaciones y se divulgan los resultados obtenidos, por ello, adem�s de los variados servicios que ya conocemos, se pueden implementar otros con la digitalizaci�n como:

� Digitalizaci�n de acervos, colecciones o documentos de bibliotecas, archivos, centros de informaci�n, centros de documentaci�n, fototecas, etc.

� Asesor�as para la organizaci�n de acervos digitales a escuelas, archivos, institutos, colegios, bibliotecas, universidades y en general a todo tipo de instituciones.

� Se cuenta con la posibilidad de proporcionar obras, textos, art�culos, mapas, planos, peri�dicos, boletines, gacetas, documentos hist�ricos, colecciones gr�ficas, fotograf�as, pel�culas o documentos sueltos ya digitalizados en varias modalidades (venta, pr�stamo personal o interbibliotecario, intercambio, canje o donaci�n), tomando en cuenta, por supuesto, algunas restricciones para colecciones o documentos antiguos y valiosos.

� Dar informaci�n, asesor�a u orientaci�n sobre temas generales, como se hace v�a telef�nica o por correspondencia pero, en este caso se utilizar�a el correo electr�nico. Tambi�n es posible promocionar por este medio la elaboraci�n y env�o de bibliograf�as.

� Servicios v�a fax. Generalmente no se ha utilizado para dar informaci�n bibliogr�fica o hemerogr�fica del acervo como modalidad de servicio, se ha usado en gran medida como medio de intercambio de informaci�n administrativa, pero la primera opci�n mencionada tambi�n es viable, dar orientaci�n, asesor�as y proporcionar copias por este medio es conveniente considerarlo como un servicio m�s a los usuarios.

� Venta de publicaciones v�a correo electr�nico. Se puede dar este servicio mostrando un cat�logo electr�nico de obras, colecciones o documentos que se publican, sean impresos o digitales, ofreciendo el env�o del material adquirido mediante correo certificado o bien facilitando el acceso por medio del www.

Conclusiones

La entrada al siglo xxi de una instituci�n tan importante con el Archivo General de la Naci�n se presenta como un reto que hay que tomar muy en serio. El vertiginoso avance de la tecnolog�a no permite que nadie se quede atr�s y si lo hace, es bajo la pena de quedar obsoleto y atrasado respecto a las dem�s instituciones, caso que no le est� permitido al Archivo por ser �ste la instituci�n que desde abril de 1980 es l�der del Sistema Nacional de Archivos debido a la importancia de sus tareas y tambi�n por qu� no decirlo, por la calidad, cantidad y antig�edad de sus acervos y colecciones, �nicas en Am�rica Latina.

El reto es entrar al mundo digital, con equipo y recursos adecuados en todos los aspectos, que son: m�quinas con tecnolog�a de punta, personal especializado, instalaciones modernas, servicios �ptimos, relaciones con otras instituciones en el plano nacional e internacional. Todo esto le permitir� al Archivo estar a la vanguardia en los campos que domina y que son su especialidad, sirviendo como punto de referencia para que otras instituciones tiendan a seguir sus pasos y tambi�n se encuentren actualizados en cuanto al uso de la tecnolog�a en sus tareas y obligaciones. Debemos tener en cuenta que son los inicios de la llamada biblioteca digital, esto nos indica que existe una problem�tica que hay que obviar, no solamente en el uso de la tecnolog�a y los diversos soportes de la informaci�n, sino tambi�n en los aspectos internos de personal, local, acervo, presupuesto y servicios.

Ciertamente esto implica realizar un gran esfuerzo en todos los sentidos, poseer informaci�n actualizada, personal debidamente preparado para enfrentar este reto, analizar modos y maneras de agenciarse recursos econ�micos y sobre todo, difundir sus actividades y servicios en el pa�s y el mundo, para que otras instituciones se interesen en cooperar y trabajar de manera unida, coincidiendo tal vez en objetivos y metas, que son, desde siempre, de superaci�n y liderazgo. As�, con toda una serie de actividades plenamente asumidas, se incrementar� el prestigio del Archivo y tambi�n de su patrimonio cultural y humano, que representa a M�xico de manera orgullosa a la vez que sencilla y digna en todo el mundo.

Obras consultadas

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Breve historia del Archivo General de la Naci�n. Patricia Galeana, dir. Secretar�a de Gobernaci�n : Archivo General de la Naci�n, 1994. 29 p.

Cat�logo de servicios. Patricia Galeana, dir. M�xico, D. F. : Secretar�a de Gobernaci�n : Archivo General de la Naci�n, 1995. 35 p.

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Corporate digital libraries : an introduction. Unabridged versi�n. Sequent : [1999?]

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